Obsługa zapytań
Przekazanie kontaktu z formularza do CRM, przypisanie osoby odpowiedzialnej i powiadomienie o nowym zgłoszeniu.
AUTOMATYZACJA · PROCESY W FIRMIE
Automatyzacja
procesów.
Mniej ręcznej
pracy.
Ogranicz przepisywanie danych i powtarzanie tych samych czynności. Projektujemy automatyzacje dopasowane do sposobu pracy zespołu i narzędzi, z których korzystasz.
Zaczynamy od jednego procesu i jasno określonego celu.
PRZYKŁADOWY PRZEPŁYW PRACY＋
Jedno zgłoszenie.
Kolejne kroki połączone.
Klient wysyła formularz
01
Kontakt trafia do CRMDane w ustalonym miejscu
↗Reguły określają następny krok
02
Zespół dostaje zadanieOsoba odpowiedzialna i powiadomienie
↗Pracownik przejmuje rozmowę
03
Zapytanie jest obsługiwaneStatus sprawy i dalsze działania
↗SW-TECHPROCES + INTEGRACJE
NAJPIERW PROCES
Co uruchamia działanie? Kto podejmuje decyzję? Gdzie trafiają dane?
Porządkujemy przebieg pracy, zanim dobierzemy narzędzia.
01 / ZASTOSOWANIA
Co warto
zautomatyzować?
Najlepszy punkt wyjścia to regularnie powtarzane czynności z czytelnymi regułami. Oto przykłady do rozmowy o Twojej firmie.
Zadania i przypomnienia
Tworzenie zadań po zmianie statusu sprawy oraz przypomnienia o kolejnym kroku. Zasady dopasowane do pracy zespołu.
Przepływ danych
Przekazywanie uzgodnionych informacji między aplikacjami, aby ograniczyć ręczne przepisywanie i powielanie wpisów.
Zestawienia i powiadomienia
Przygotowanie cyklicznego zestawienia na podstawie dostępnych danych lub informacji o zdarzeniu wymagającym uwagi.
02 / ZAKRES REALIZACJI
Połączone narzędzia.
Jasne zasady działania.
Zdarzenie → reguła → działanie → kontrola
Automatyzacja ma wspierać sposób pracy Twojej firmy.
Sprawdzamy, jakie informacje są potrzebne w kolejnych krokach, gdzie powinny trafić i kiedy potrzebna jest decyzja człowieka. Integracje dobieramy do możliwości używanych systemów. Zobacz również CRM i integracje dla firm ↗.
- Opis procesu i zasad przekazywania danych
- Połączenie uzgodnionych narzędzi
- Konfiguracja działań i powiadomień
- Testy, obsługa wyjątków i przekazanie
Poznaj także integracje AI dla firm ↗
Zakres integracji, monitorowania i wsparcia ustalamy przed realizacją.
03 / WSPÓŁPRACA
Od ręcznego zadania
do sprawnego procesu.
Najpierw rozumiemy obecną pracę. Następnie przygotowujemy rozwiązanie i sprawdzamy je na uzgodnionych scenariuszach.
Poznajemy pracę
Opisujemy kroki, używane narzędzia i miejsca, w których dane są przepisywane lub zadania czekają na wykonanie.
Uzgadniamy reguły
Ustalamy zakres, odpowiedzialność, wyjątki i sposób oceny działania. Przygotowujemy wycenę realizacji.
Łączymy i testujemy
Konfigurujemy proces. Sprawdzamy poprawny przebieg, brak danych oraz uzgodnione sytuacje błędów.
Przekazujemy proces
Uruchamiamy uzgodniony zakres i pokazujemy sposób obsługi. Dalszą opiekę oraz rozwój ustalamy osobno.
KONTROLA I WYJĄTKI
Wiesz, co działa.
I kiedy zareagować.
Proces powinien uwzględniać także niepełne dane, niedostępność zewnętrznej usługi i ponowne pojawienie się tego samego zgłoszenia. Ustalamy sposób informowania o problemie i dalszej obsługi sprawy.
Decyzje wymagające oceny mogą pozostać po stronie zespołu. Automatyzacja przejmuje uzgodnione czynności, a pracownik zachowuje kontrolę nad kolejnym krokiem.
Jeśli potrzebne jest własne narzędzie do obsługi procesu, możemy też rozważyć aplikację w Bubble ↗.
04 / PYTANIA I ODPOWIEDZI
Zanim
zaczniemy.
Najważniejsze informacje o zakresie, integracjach i obsłudze automatyzacji.
Masz inne pytanie? Napisz ↗Od jakiego procesu najlepiej zacząć?
Od jednego powtarzalnego zadania z jasnymi regułami. Warto wskazać, co uruchamia proces, jakie informacje są potrzebne i jaki powinien być efekt. Na tej podstawie oceniamy zakres oraz sens automatyzacji.
Czy muszę wymienić obecne programy?
Nie zawsze. Najpierw sprawdzamy możliwości połączenia używanych narzędzi. Dostępność integracji zależy między innymi od ich API, uprawnień, planów abonamentowych i limitów.
Czy cały proces może działać bez udziału człowieka?
To zależy od procesu. Powtarzalne czynności można często zautomatyzować, a decyzje, akceptacje i obsługę wyjątków pozostawić pracownikowi. Granice automatyzacji ustalamy przed realizacją.
Co się stanie, gdy zabraknie danych lub przestanie działać integracja?
Projektujemy uzgodniony sposób obsługi takich sytuacji: powiadomienie, zatrzymanie danego kroku lub przekazanie sprawy do ręcznej obsługi. Zakres monitorowania i zasady ponawiania działań ustalamy dla konkretnego wdrożenia.
Ile kosztuje automatyzacja procesu?
Wycena zależy od liczby kroków, narzędzi, integracji i sytuacji wyjątkowych. Osobno uwzględniamy ewentualne abonamenty i opłaty za użycie usług zewnętrznych. Zakres utrzymania oraz dalszych zmian ustalamy oddzielnie.
Czy do automatyzacji potrzebne jest AI?
Nie. Wiele procesów można usprawnić za pomocą jasnych reguł i integracji. Funkcje AI rozważamy wtedy, gdy mają uzasadnione zastosowanie, na przykład przy wstępnym porządkowaniu treści. Ustalamy też, które wyniki wymagają sprawdzenia przez człowieka.
05 / POROZMAWIAJMY
Co chcesz
usprawnić?
Opisz czynności, które dziś wykonujesz ręcznie, i narzędzia, z których korzysta zespół. Ustalimy, gdzie automatyzacja może pomóc i od czego warto zacząć.
[email protected] ↗+48 530 068 069Na zapytania odpowiadamy osobiście.